5 Estratégias para Gestão de Custos na Sua Empresa

Qual é a Diferença entre Redução de Custos e Gestão de Custos?
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Plano de Ação de Gestão de Custos
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5 Estratégias para Gestão de Custos na Sua Empresa

Conforme abordamos no artigo A Importância da Gestão de Custos para a Tomada de Decisões, é importantíssimo que as empresas tenham um gerenciamento efetivo de seus custos.

 

Custos podem, sem metas agressivas e factíveis e um acompanhamento constante, tragar muito do lucro da empresa, forçando o empreendedor a tomar decisões críticas nas Vendas, muitas vezes sem necessidade.

 

Vamos, neste artigo, falar um pouco sobre as 5 estratégias para gestão de custos na sua empresa que podem determinar a diferença entre trabalhar vendas sem saber porque o lucro não cresce ou ter mais lucro controlando o que a empresa gasta.

 

Evidentemente, não são as únicas e o conjunto varia conforme a importância de cada custo na estratégia de Vendas, Produção ou Administração. Um exemplo simplista, mas que ilustra esta visão diferenciada, é o volume de utilização de papel num Escritório de Advocacia comparado com uma Consultoria de TI.

 

Veja que algumas ações são comuns e todas importantíssimas nas empresas do mundo de hoje para que haja uma Gestão de Custos eficiente.

 

Gestão de Custos.

Gestão de Custos.

 

Gestão de Custos com Controle de Processos

 

À primeira vista, não parece claro o elo entre a Gestão de Processos da empresa e uma eficiente Gestão de Custos. Mas é uma conexão importantíssima.

 

Quando não conhecemos os Processos, tudo é feito com foco apenas no resultado final, sem pensar nos detalhes das etapas de custos, prioridades, humores dos colaboradores, controle de qualidade, etc.

 

O resultado são rotinas sem controle do custo, podendo sair mais caro do que o necessário e pior, de forma repetitiva.

 

Conhecer as rotinas de todos os setores e mapear Processos permite que se estude cada custo envolvido nele, a real necessidade, se pode ser substituído e principalmente definir uma meta de valor (orçamento).

 

A empresa pode criar uma equipe de Processos, colaboradores com experiência e foco no assunto, que vão se debruçar sobre todos os aspectos. É um trabalho perene, com resultados controlados, o que confere aos custos um foco constante.

 

Outra alternativa, muito usada pelas empresas nos dias de hoje, é contratar uma Consultoria Especializada em Gestão de Custos, como a ERA Expense Reduction Analysts, que possuem uma expertise que poupa muito tempo, do projeto e dos colaboradores, e dialoga com diversos setores, entendendo a visão de Processos como um todo.

 

Gestão de Custos com Mapeamento de Processos

Gestão de Custos com Mapeamento de Processos

 

Gerir Custos com Gestão Orçamentária

 

A palavra planejamento surge como forte aliada nos momentos de pensarmos na rentabilidade de um negócio a médio e longo prazo. Quanto queremos faturar e lucrar. Mas, ela tem ainda mais importância quando planejamos o que vamos gastar, quanto e quando.

 

A Gestão Orçamentária é um conjunto de técnicas para planejar e monitorar os Investimentos, Receitas, Custos e Despesas da empresa. Ela se compõe de quatro grandes etapas:

  • Planejamento Orçamentário
  • Simulação de Cenários
  • Acompanhamento
  • Revisões

 

Através dela, é possível estudar historicamente os resultados, elaborar cenários a partir de premissas de mercado, fazer previsões, monitorar, propor revisões e ter assim uma base histórica para previsões futuras. E num tempo de resposta muito menor – neste ponto uma solução de sistema é fundamental para demonstrar os resultados (falaremos mais adiante).

 

Deve ser construída numa visão de receitas, custos e despesas que atenda o modelo de negócios da empresa. Por exemplo, se é uma indústria ou uma prestadora de serviços, cada modelo tem um nível de exigência distinto para uma boa gestão.

 

Gestão de Custos com Gestão Orçamentária

Gestão de Custos com Gestão Orçamentária

 

Gerir Custos com Solução de Sistema

 

Este ponto costuma assustar porque investir em sistemas dá a ideia de alto custo. Mas, isto não é uma verdade. Basta escolher a opção adequada à realidade da empresa: porte, número de funcionários, setores, complexidade de produtos e serviços oferecidos aos clientes.

 

Desta forma, uma solução de sistema pode ser:

  • Um conjunto de Planilhas Inteligentes (com recursos avançados de Excel que não custam mais caros) num diretório em comum como o Google Drive;
  • Um Sistema de Gestão gratuito ou de baixo custo para pequenas e médias empresas. Existem inúmeras boas opções no mercado, que são enxutas e permitem um controle sem grandes investimentos;
  • Um ERP (sistema integrado de gestão) para empresas que possuem uma alta demanda e maior complexidade.

 

O essencial é que a solução escolhida dê a completa visibilidade de todos os custos, numa linguagem simples para que todos os colaboradores entendem facilmente e que seja de fácil uso para que as atualizações sejam rápidas.

 

Gestão de Custos com Solução de Sistema

Gestão de Custos com Solução de Sistema

 

 Gerir Custos com Alternativas de Fornecedores

 

Se existe algo que todas as empresas possuem, em maior ou menor escala, é uma Carteira de Fornecedores e o desafio de que ela seja a mais produtiva e rentável (como custo) para os negócios.

  • Ter opções de Fornecedores em todos os custos/despesas. Isso é importantíssimo não só para ter sempre uma opção de melhor atendimento, mas para buscar o melhor preço e possíveis promoções de um fornecedor para ganhar espaço.
  • Constantemente revisar a lista de Fornecedores por custo/despesa. O mercado é bastante competitivo em todos os setores e a empresa, como cliente, deve aproveitar ao máximo esta dinâmica. Importante: as mudanças não devem ser tão frequentes que prejudiquem a qualidade dos Processos ou exijam a constante revisão deles, gerando perdas financeiras com muitas transições. É essencial avaliar ganho x custo da mudança.
  • Constantemente negociar preços e prazos, até mesmo usando propostas de terceiros como parâmetro – mas sempre percebendo o ganho de mudança antes do risco de realmente ter de mudar. Negociar sempre mostra que a empresa está atenta aos seus custos e sempre será exigente.

 

É extremamente importante uma carteira saudável de Fornecedores: empresas sólidas, sérias no atendimento e sempre dispostas a entender as necessidades da empresa.

 

Gestão de Custos com Fornecedores

Gestão de Custos com Fornecedores

 

 Gerir Custos Envolvendo os Colaboradores

 

Podemos dizer que é o fator que mais contribui para uma Gestão de Custos eficiente na empresa: ouvir os seus colaboradores. Vivemos um momento das relações profissionais onde todos querem ter voz e poder contribuir com a empresa.

 

Eles são uma reserva de conhecimento fundamental não só para a melhor performance em todas as rotinas, mas para contribuir com a própria melhoria delas, especialmente nas soluções de custo.

 

Ouvir as ideias que os colaboradores têm é uma forma importante de valorizar o profissional e com isso motiva-lo não só a sugerir mudanças, mas também a aperfeiçoar isoladamente as próprias rotinas visando reduzir custo e que reflete nos gastos no final do mês.

 

Gestão de Custos com Colaboradores

Gestão de Custos com Colaboradores

 

Essas são decisões estratégicas que consideramos fundamentais para formar uma Gestão de Custos eficiente. São um grande passo para elaborar um Plano de Ação.

 

Uma Consultoria Empresarial de qualidade é uma grande parceira neste trabalho.

 

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