A Importância da Gestão de Custos para a Tomada de Decisões

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Importância da Gestão de Custos para a Tomada de Decisões

Empreender no Brasil é sempre um grande desafio: deficiências estruturais (pouca mão-de-obra qualificada, infraestrutura básica precária em diversas regiões), uma das maiores cargas tributárias do mundo, momentos políticos a cada dois anos.

 

E com um mercado cada vez mais competitivo e agressivo, o empreendedor gasta muito tempo com as estratégias comerciais: procurar mercado, mais clientes, estratégias de melhores condições de venda e de compra. São objetivos inerentes ao ato de empreender e o ponto de partida para o crescimento da Receita e do Lucro.

 

Porém, entre o recebimento do cliente e a retirada do lucro, existe um longo caminho a percorrer, composto de algo para o qual muitos empresários não concentram a atenção e os recursos humanos devidos – os custos.

 

E nem todos tem acompanhamento e controle constantes, se tornam ralos por onde a lucratividade escoa e o empreendedor muitas vezes chega a conclusões quando muito dinheiro já foi desperdiçado e toma decisões críticas de reduções em itens que provocam prejuízos ainda maiores a médio e longo prazo – por exemplo, as demissões.

 

Por este motivo, a Gestão de Custos é fundamental.

 

Gestão de Custos

Gestão de Custos


 

Mas, o Que é Gestão de Custos?

É o conjunto de todas as rotinas, estratégias, controles e métricas que permite à empresa ter a melhor visão possível de todos os seus custos – diretos e indiretos – e assim tomar as melhores decisões no menor tempo possível.

 

Para empresas de todos os portes, ter uma Gestão de Custos é importante para:

  • Identificar a importância estratégica de cada custo;
  • Avaliar permanentemente variações no fluxo de caixa;
  • Implementar as boas práticas.

 

Podemos dizer que a Gestão de Custo se apoia nos pilares abaixo.

 

O que é gestão de custos

Gestão de Custos

 

Conhecer os Custos

Aqui estamos falando não só de conhecer tudo que envolve a construção do produto ou serviço, dos insumos, impostos e custos diretamente ligados à sua comercialização, mas também os custos que estão distantes da estratégia comercial, mas influenciam o resultado – alguns conhecidos são aluguel de veículos, viagens, fretes.

 

Saber exatamente o que impacta em cada rotina da empresa, para quais lugares o capital da empresa vai.

 

É quando conhecemos todos os custos que estão entre a Venda e o Lucro, entendemos a complexidade da estrutura da empresa (pode ser um momento de revê-la) e a quantidade de espaços onde o lucro pode cair aos poucos.

 

Mas, podemos ser otimistas: é também a quantidade de possibilidades de transformar custo sem controle em margem.

 

Conhecer seus custos ajuda a administra-los melhor, isoladamente e a relação entre eles nos Processos.

 

Conhecer as Características dos Custos

É importante entender como cada custo se comporta ao longo do exercício, para decidir pelas ações mais eficazes no seu controle e numa possível redução.

 

Um ponto de partida é identifica-los quanto à participação no processo de produção – Diretos ou Indiretos – e quanto à variação neste processo – Fixos ou Variáveis.

 

Por exemplo, nos custos Diretos e Variáveis, as mudanças impactam diretamente no resultado do Produto ou Serviço que será vendido – Matéria Prima, a Mão-de-Obra Aplicada, entre outros. A revisão é possível mas muito criteriosa pois a existência deles é necessária em níveis compatíveis com a expectativa de qualidade esperada para a venda.

 

Conhecer as características de cada custo ajuda a entender mais rapidamente as possibilidades ou não de redução e desenvolver um trabalho direcionado e constante de atualização sobre as opções possíveis – encontrar novos fornecedores, otimizar o consumo de energia, reduzir horas extras.

 

Conhecer o comportamento dos seus custos permite otimizar esforços e atacar resultados incompatíveis com os esperados.

Características dos Custos

Características dos Custos

 

Conhecer a Importância dos Custos

É fundamental entender a importância dos custos para a performance da sua empresa., porque deste conhecimento são geradas as necessidades de alternativas.

Por exemplo, o custo com Equipamentos de Produção é fundamental a muitos negócios. Mas adquirir em definitivo, ou investir em aluguel ou leasing pode ser financeiramente mais vantajoso?

Veja que, antes de definir valor ou um substituto, é preciso entender se o custo é indispensável para a performance comercial ou administrativa. Se por algum momento ele parece não ser, é um grande candidato e não existir.

E esta necessidade pode ser sazonal, o que torna esta análise ainda mais complexa (e mais necessária). Resumindo, aqui é a hora de ratificar a necessidade do custo. E nem sempre será o caso de eliminar, mas substituir.

 

Conhecer a necessidade dos Custos ajuda a estabelecer prioridades de atenção, ratificar ou rever o universo de Custos e assim reduzi-los efetivamente.

Importância dos Custos

Importância dos Custos

 

Conhecer as Alternativas dos Custos

Falamos um pouco no tópico anterior – conhecer a necessidade – mas aqui é algo que vai além. É ter, para a maior quantidade possível de custos, uma gama de opções que possam, naquele momento, substituir de forma ou mais eficaz ou mais barata.

  • Mais fornecedores – é fundamental tem um banco de dados – simples, uma planilha – com opções. Ter estas informações permite que mudanças sejam rápidas para um curto prazo (num momento crítico de Vendas) e a médio e longo prazo (estabelecendo parcerias que reduzam o custo por mais tempo). Isso é válido desde os insumos de produção até custos administrativos (opção de seguradoras para a frota própria de Veículos, por exemplo).

 

  • Mais opções de Processo – aqui a Terceirização é um item diferencial, entregar a administrações especializadas pode ser mais barato que contratar pessoal, investir em equipamentos e ainda controlar tudo isto. Investir em Frota de Veículos Terceirizada ao invés de alugar pontualmente ou adquirir veículos é um belo exemplo.

 

  • Sistemas – todas as soluções tecnológicas que possam manter ou melhorar a administração e controle com isso contribuir para a redução de custos. Usar videoconferências para reduzir custos com viagens e visitas a clientes.

Conhecer alternativas aos custos é a forma mais rápida e eficaz de corrigir distorções históricas e tendências futuras e de forma mais duradoura.

 

Gestão Orçamentária – A Grande Aliada da Gestão de Custos

A Gestão Orçamentária é um conjunto de técnicas para planejar e monitorar os Investimentos, Receitas, Custos e Despesas da empresa.

Através dela, é possível estudar historicamente os resultados, elaborar cenários a partir de premissas de mercado, fazer previsões, monitorar, propor revisões e ter assim uma base histórica para previsões futuras, e aqui se incluem os custos.

É uma forte aliada à Gestão de Custos, na medida em que estes, inseridos no contexto geral de análise e previsão de resultados, interferem diretamente nas expectativas de lucro e podem ser prontamente revistos.

 

As gestões Orçamentária e de Custo, juntas, balizam toda a performance que será alcançada pela empresa.

Gestão Orçamentária e Gestão de Custos

Gestão Orçamentária e Gestão de Custos

 

Vimos neste artigo a dimensão da importância de uma Gestão de Custos. O quanto ela é fundamental para evitar e observar impactos negativos nos resultados.

 

Parece bastante complexo? Um agente que pode contribuir muito nestes estudos é uma Consultoria Especializada em Redução de Custos, como a ERA Expense Reduction Analysts. Ela tem a expertise necessária para avaliar os cenários e propor soluções.

 

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