Plano de Ação de Gestão de Custos

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Plano de Ação de Gestão de Custos

No artigo A Importância da Gestão de Custos para a Tomada de Decisões, abordamos como um trabalho estruturado e permanente de acompanhamento e controle dos custos da empresa, a Gestão de Custos, pode impactar positivamente nos resultados imediatos em médio e longo prazo, evitando ações pontuais e apressadas de redução, que muitas vezes não tem o tempo imediato necessário para avaliar o problema com profundidade.

 

A Gestão de Custos, assim como as diversas gestões da empresa, como a Orçamentária e a Financeira, exige uma ferramenta de administração que defina claramente os objetivos, as áreas de atuação, responsáveis, tarefas, prazos e formas de monitoramento.

 

Neste ponto, a criação de um Plano de Ação é fundamental. Ele auxilia a empresa a organizar fatores complexos inseridos na gestão de custos.

 

Vamos, neste artigo, falar a respeito desta ferramenta que em muito contribuirá para o sucesso da Gestão de Custos.

 

Plano de Ação de Gestão de Custos

Plano de Ação de Gestão de Custos

 

O Que É Plano de Ação?

 

Se pensarmos, na vida pessoal, no projeto de aquisição do imóvel próprio, ele tem diversos itens que precisam ser geridos: o tempo de poupança até a aquisição, a pesquisa do imóvel, levantamento de custos, definir o melhor cenário de vida para adquirir, opções de financiamento e prever o desembolso.

 

A lista se desdobrará em itens mais específicos, e dá uma boa ideia da complexidade e da importância de um Plano de Ação.

 

Sem ele, adquirir um imóvel certamente fica mais complexo e arriscado, não ter como antever e reagir, no momento certo, a cada evento. Sempre seremos reativos, e nem sempre preciso das decisões. Isso acontece, de forma amplificada, numa Gestão de Custos.

 

Basicamente, um Plano de Ação é um controle (sistêmico ou não) de todas as decisões e atividades ligadas ao atingimento de um objetivo pontual ou permanente (gerenciamento constante).

 

Um Plano de Ação é fundamental para o melhor funcionamento de toda e qualquer estrutura organizacional. Ele permite que todos os recursos da empresa – pessoas, verbas, sistemas – possam se interligar a objetivos, benefícios, ações e prazos e criar um ecossistema que visa a melhor performance técnica e financeira da estrutura.

 

Plano de Ação – Características

 

Um Plano de Ação deve ter:

  • Objetivos claros – tanto o geral quanto os específicos. Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas pode ser o crescimento de 10% ao ano e ter objetivos específicos com crescimentos variados por tipo de produto.
  • Benefícios objetivos e mensuráveis – devem estar alinhados com a expectativa da empresa e existir formas de medi-los.
  • Controles por atividades/ações – é muito importante que cada uma tenha objetivos, ações, verba, riscos e prazo específicos e que, juntos, componham um cronograma claro a todos.
  • Responsáveis nominais – não definir por setor ou departamento, é importante que pessoas sejam responsáveis para que a comunicação entre áreas, dentro do cronograma, seja fluida.
  • Prazos factíveis – o desafio é importante em qualquer Plano de Ação, mas os prazos não podem ser tão difíceis que sirvam apenas para acalmar a organização.

 

A construção de um Plano de Ação está baseada nas questões:

  • O QUÊ se pretende atingir – objetivos (um ou mais conforme a importância);
  • POR QUÊ se pretende atingir – os benefícios objetivos e claros das ações;
  • QUEM – os responsáveis pelo Plano e as atividades relacionadas;
  • ONDE o Plano atuará – empresas, setores, processos, contas;
  • QUANDO o Plano atuará – período de atuação dele (pontual ou permanente);
  • COMO o Plano atuará – de que forma os objetivos serão alcançados;
  • QUANTO o Plano custará – tempo dos colaboradores, recursos, consultoria.

 

Considerando um Plano de Ação permanente é possível que haja planos específicos e de duração limitada. Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas, com as diretrizes gerais de comercialização, cobertura, descontos e as estrutura, pode conter, num determinado momento, um plano para promover vendas de um produto em particular, com suas condições próprias, envolvendo parte da equipe de vendas e por tempo limitado.

 

Os 5 Passos Essenciais do Plano de Ação na Gestão de Custos

 

Iniciação

Essencial para o funcionamento do plano como um todo, neste passo são definidos os objetivos geral e específicos, os benefícios esperados, as áreas envolvidas e o prazo final para atingimento de cada objetivo (sujeitos a revisão posteriormente).

 

Numa Gestão de Custos, os objetivos não devem ser focados na redução em si, pois estamos falando de um organismo de controle permanente.

 

Como exemplos:

 

Objetivo principal: acompanhamento e controle de todos os custos administrativos de 2018 de forma que a previsão orçamentária não seja superada. Áreas: todas. Prazo: 31/12/2018.

 

Objetivo específico 1: redução de 20% no custo de aluguel de veículos em 2018 em relação ao valor realizado em 2017. Áreas: Comercial e Manutenção. Prazo: 31/12/2018. Benefício esperado: economia de R$ 1.000,00 (20% do valor realizado em 2017).

 

O objetivo principal será medido pelo resultado consolidado de todos os objetivos específicos, ao final de seu prazo. Mas, o Gestor de Custos deve, periodicamente, medir estes resultados de forma ampliada para entender se o objetivo principal será atendido.

 

A partir deste ponto vamos usar o objetivo específico 1 como exemplo dos demais passos.

Planejamento

 

Neste passo, são feitas todas as definições relativas aos objetivos específicos – atividades, prazos, responsáveis, verba, e planos de contingência – controle de qualidade à medida que a atividade é desenvolvida, gestão de riscos e soluções (fatos internos e externos que possam impactar no cumprimento da atividade.

 

Importante: o cumprimento da atividade não significa o cumprimento do objetivo, e sim o atingimento de todas as condições dela para, eventualmente, alcançar a meta.

 

Objetivo específico 1: redução de 20% no custo de aluguel de veículos em 2018 em relação ao valor realizado em 2017. Áreas: Comercial e Manutenção. Prazo: 31/12/2018. Benefício esperado: economia de R$ 1.000,00 (20% do valor realizado em 2017).

 

Atividade 1: pesquisar 3 fornecedores. Responsável: Jorge Cardoso (Administração). Prazo: 05/03/2018. Verba: não incide.

 

Atividade 2: análise de viagens realizadas. Responsável: Celso Furtado (Comercial). Prazo: 05/03/2018. Verba: não incide.

 

Execução

 

Neste passo, se coloca em prática as ações planejadas. É importante um controle preciso das verbas definidas para executar as atividades, pois qualquer distorção resulta justamente em custo adicional.

 

Monitoramento

 

Aqui cada atividade é acompanhada em seus detalhes pelo Gestor de Custo e sua equipe para que não ocorram fatos que prejudiquem a execução ou distorçam de forma imprevista. O registro de riscos, mencionado no Planejamento, é essencial para que sejam expostos naquele passo (antever) e sejam melhor percebidos neste passo. O responsável pela atividade deve reportar imediatamente qualquer fato que possa colocar em risco o cumprimento dela e até mesmo ajustar algo que permite o prosseguimento e o atingimento.

 

Encerramento

 

Este é o momento de consolidar os resultados, avaliar individualmente os resultados, é o momento de entender se os objetivos específicos e o principal foram atingidos, quais motivos (riscos) não permitiram o atingimento e não puderam ser eliminados e listar as Lições Aprendidas para o próximo Plano de Ação.

 

Sem dúvida um Plano de Ação é algo importantíssimo para o atingimento de todo e qualquer objetivo empresarial.

 

Um aliado que mostra que, de forma organizada e controlada, os objetivos podem ser atingidos.

 

É um trabalho simples na essência, mas complexo na execução e ter a parceria de uma Consultoria Especializada em Redução de Custos, como a ERA Expense Reduction Analysts pode fazer toda a diferença no sucesso desta empreitada.

 

A ERA tem profissionais experientes e qualificados para dar todo o suporte à sua empresa na implementação de uma Gestão de Custos.

 

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Fernando Macedo
Fernando Macedo
Engenheiro Metalurgista pela FAAP – Fundação Armando Alvares Penteado, com especialização em Marketing pela ESPM – Escola Superior de Propaganda e Marketing, e MBA Executivo Internacional pela FIA – Fundação Instituto de Administração