Redução de Custos Administrativos: 8 dicas de como fazer

Redução de Custos - saiba o que fazer para sua empresa economizar
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Redução de Custos Administrativos: 8 dicas de como fazer

Reduzir custo administrativo é algo que precisa de planejamento e estratégia

Qual é a primeira palavra que lhe vêm à mente quando você escuta o termo redução de custos administrativos? Aposto que a primeira coisa que lhe vem à mente são as DEMISSÕES!

Infelizmente, isso é uma grande verdade. Redução de custos administrativos virou sinônimo de demissão. Diante de um cenário caótico é sempre o que acaba acontecendo mesmo. A verdade é que isso só deveria ser adotado em caso extremo, quando todos os demais recursos testados e se não tiverem sucesso. Abrir mão de funcionários é muito prejudicial à empresa, uma vez que você está abrindo mão de pessoas que conhecem o seu negócio, além de existir a possibilidade de levarem muitas informações que podem ser importantes, como veremos adiante.

Redução de Custos Administrativos.

Redução de Custos Administrativos.

1 – Custos Ocultos: oportunidades ocultas de economia

Você já ouviu falar nessa expressão? Oportunidades ocultas de economia são os também chamados custos ocultos, ou custos invisíveis. São aqueles custos presentes na operação da empresa, porém não estão presentes no sistema tradicional de custos. Não são medidos e nem controlados.

Os custos invisíveis representam entre 15% e 30% dos custos totais e estão diretamente relacionados a falhas no processo que geram perdas, retrabalhos, problemas de logística, devolução de pedidos e até vendas mal feitas. Ou seja, estão presentes nos principais processos da empresa.

Como atuar para reduzir custos ocultos

Por não serem mensuráveis, os custos ocultos, consequentemente, interferem nos resultados financeiros para a empresa, uma vez que Isso afeta significativamente o desempenho organizacional e, reduzindo a lucratividade e impactando no fluxo de caixa. A melhor forma de lidar com eles é ter um processo produtivo enxuto, bem definido e com fluxos de trabalho.

Custos Ocultos Administrativos

Custos Ocultos Administrativos.

2 – Envolver colaboradores

Essa é sem dúvida uma etapa não só importante, como fundamental. Afinal seus colaboradores é que farão a mágica acontecer. Eles precisam estar cientes da necessidade da redução de custo, ajudando no que for preciso. Dando sugestões, fazendo uso consciente dos recursos da empresa e engajando na causa da empresa. Ninguém conhece as atividades da sua empresa como eles, portanto, nada mais natural que deles mesmos possam vir sugestões de melhorias e redução de custos que podem te surpreender.

: Participação dos Colaboradores na Redução de Custos Administrativos.

: Participação dos Colaboradores na Redução de Custos Administrativos.

3 – Avalie Terceirização de Processos

“Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar”, diz a frase famosa dos princípios de organização. Isso pode ser muito bem aplicado também no que se refere à terceirização: se especializar naquilo em que você é muito bom, e terceirizar aquela parte que você não consegue atuar eficientemente.

No que você é bom? No que sua empresa atua com maestria e não precisa de grandes ajustes? Já se fez essa pergunta? Agora pense o lado oposto. No que sua empresa não é boa? Que parte dela precisa de grandes ajustes e investimento para poder atingir um nível aceitável de qualidade?

Pense sobre esses questionamentos e responda de forma honesta. Você notará que pode estar deixando passar uma excelente oportunidade de melhorar a performance comercial dela.

Por exemplo, se a atividade fim da sua empresa não é entregar os produtos que comercializa, e você está mantendo toda uma estrutura de motoristas, ajudantes, carros, combustíveis e etc., não seria mais vantajoso você eliminar esses custos e terceirizar a logística da sua empresa?

Pense soluções nesse sentido e você verá uma enorme gama de oportunidades dentro do seu negócio.

Terceirização na Redução de Custos Administrativos.

Terceirização na Redução de Custos Administrativos.

4 – Giro de Estoque

Toda empresa têm perdas financeiras com estoque parado. Estoque é dinheiro parado. Além de ter dinheiro parado, soma-se a isso o preço de armazenamento, além de uma possível desvalorização do seu estoque parado, que pode se deteriorar ou se tornar obsoleto.

Para reduzir esse custo, a quantidade no estoque deve ser calculada de acordo com a demanda. Se você possui um fornecedor que te municia rapidamente de matéria-prima e você é rápido e eficiente na produção do seu bem de consumo, não há necessidade de ter um estoque de semanas parado no pátio.

É mandatório reduzir os níveis de estoque para reduzir o endividamento da empresa e melhorar o fluxo de caixa.

Giro de Estoque na Redução de Custos Administrativos.

Giro de Estoque na Redução de Custos Administrativos.

5 – Contas de Telefonia

A conta de telefonia de uma empresa pode ser uma grande vilã dos custos se não houver um bom gerenciamento.  Partindo do pressuposto atual, assim como água, esgoto e energia elétrica, telefonia e plano de dados são fundamentais ao funcionamento de uma empresa hoje. O mercado de telefonia é muito dinâmico, e as tarifas e os planos sempre estão sofrendo adaptação ou ajustes visando se tornar vantajoso ou atraente para o público consumidor. As empresas de telefonia, para tentarem atender a demanda, estão sempre mexendo em suas tarifas e lançando pacotes competitivos no mercado. Por isso, é importante uma gestão de contrato de telefonia, pois há várias oportunidades de melhoria de tarifas. Com ajustes nos contratos entre as partes é ainda obter economia nos custos com telefonia móvel e plano de dados dos funcionários.

Telefonia na Redução de Custos Administrativos.

Telefonia na Redução de Custos Administrativos.

6 – Contas de Água e Luz

É muito comum no mercado, empresas que se especializaram em oferecer parcerias para ajudar a reduzir o consumo de água e luz. De acordo com a mecânica do negócio, essas empresas são especialistas em analisar categorias tarifárias, enquadramentos de consumo, bandeira tarifária, regimes tributários e etc.

São empresas especialistas no assunto que não só analisam a conta, como também podem auxiliar a recuperar todo o dinheiro que foi pago indevidamente. Na ERA, por exemplo, a remuneração é realizada com base na redução de conta que conseguimos trazer para o seu negócio. Além de conseguirmos recuperar eventuais pagamentos indevidos do passado.

É um sistema justo, pois não há desembolso financeiro para contratar o serviço, e a empresa só recebe parte do que ela ajudar a economizar. Muitas empresas vêm conseguindo reduzir custos adotando esse sistema.

Vale muito a pena conhecer essa opção.

7 – Automatização de Processos Administrativos

Automação de processos é um fator de redução de custos numa estrutura empresarial. Atua em diferentes frentes e processos como armazenamento de informações, nos sistemas e em outros recursos tecnológicos, na utilização do maquinário, na análise de dados, na manipulação de informações.

A automação atua principalmente em processos repetitivos e burocráticos, mas também por ser utilizada na área comercial, com ferramentas digitais que auxiliam na administração de contato com clientes, através de email marketing, na automação de mensagens e comunicados, administração de mídias sociais e sites.

Outro aspecto que também pode ser automatizado é o atendimento telefônico da sua empresa. Através das famosas URA (Unidade de Resposta Audível), é possível atender as ligações, direcionar as chamadas e deixar mensagens e comunicados para as pessoas que entrarem em contato com a empresa através do telefone.

São muitas opções de automação de processos administrativos, no entanto, o maior ganho em escala é no que diz respeito a parte de TI e sistemas da empresa. São inúmeras opções de automação. Backups automáticos, servidores em nuvem, rede inteligente, controle de acessos, segurança de rede, geração de relatórios e informações automatizadas, coleta de dados, consolidação de informações, enfim, são diversas aplicações que podem não só ajudar a reduzir custos, como também eliminar falhas no processo. Vale muito a pena você pesquisar as opções nesse âmbito, pois sua empresa só tem a ganhar com a automatização de processos administrativos.

8 – Parceria com empresa especialista em redução de custos

A nova palavra de ordem do momento é economizar. Com um cenário econômico atual, com competição acirrada, economia em estagnação, desemprego e crises institucionais, as incertezas do mercado afetam enormemente a confiança do consumidor e deixa o mercado instável.

Diante desse cenário, fica complicado traçar metas de expansões e crescimento econômico. Daí a grande importância de manter uma empresa com uma estrutura enxuta de custos. Por isso, um nicho de mercado surgiu que são as empresas que gerenciam custos com equipes de trabalho com grande experiência na tarefa de reduzir custos.

Você deveria considerar seriamente a possibilidade de contratar uma empresa assim para o seu negócio.

Gastar para reduzir?

Aí é que está o grande diferencial dessa proposta de trabalho.  Essas empresas não cobram pagamentos diretos. Elas são remuneradas de acordo com o volume de redução de custos que ela proporcionará para o seu negócio.

A empresa analisa toda a sua estrutura de custos, levanta oportunidades de redução, elabora um plano de ação e atua sistematicamente buscando reduzir sua estrutura de custo. Dessa forma, reduzindo seu custo, ela começa a ser remunerada por todo o trabalho que está fazendo na sua empresa. Ela recebe uma comissão sobre parte do custo que você deixou de ter. Ou seja, você paga somente o que ela trouxer de resultado. Melhor proposta de trabalho que essa não existe.

Pense nas enormes possibilidades de redução de custo que podem ocorrer na sua empresa. É fantástico!

Se você não conhece esse método de trabalho, pode estar perdendo a chance de conhecer algo inovador e muito benéfico para sua empresa. Não deixe essa oportunidade passar.

Consultoria de Redução de Custos Administrativos.

Consultoria de Redução de Custos Administrativos.

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