Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais

redução de custos
Foco na redução de custos pode facilitar o caminho através das incertezas econômicas
28 de novembro de 2017
Importância da Gestão de Custos para a Tomada de Decisões
A Importância da Gestão de Custos para a Tomada de Decisões
2 de abril de 2018
reduzir custos administrativos e operacionais

Vivemos cenários de negócios cada vez mais competitivos e agressivos, afetando diretamente desde o pequeno comerciante local até as grandes corporações. Em especial no Brasil, com a insegurança política que ainda exerce um grande poder sobre o mercado, uma estrutura tributária das mais complexas e caras do mundo e muitos desafios de infraestrutura e burocracia.

 

E ainda temos os fatores naturais de mercado: oscilação de demanda, nível crescente de exigência dos consumidores, pressão da concorrência, complexidade tributária, entre outros.

 

Estes fatores resultam em decisões que podem sacrificar margens. Todo esforço do processo desde a fase do planejamento até a venda do produto acabado é feito para preservar a lucratividade da empresa.

 

Aí se impõe um desafio cada dia mais urgente: rever e reduzir Custos Administrativos e Operacionais, aqueles que muitas vezes não são prioridade na corrida por vendas e faturamento.

 

E acreditem: é um trabalho árduo, mas sempre valerá o esforço, os resultados podem reservar surpresas positivas.

 

Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais

Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais

 

Premissas Para Reduzir Custos Administrativos e Operacionais

O trabalho de redução de custos precisa estar presente em todas as áreas e níveis da organização e exige tempo e foco em detalhes que, muitas vezes, nunca foram percebidos.

 

Mas esta é a única “notícia ruim”. A primeira boa notícia (de muitas) é que as soluções costumam ser menos complexas de identificar e implementar.

 

Tudo passa pelas premissas abaixo. Elas são a base para um trabalho de sucesso.

 

 

Conhecer os Processos da sua Empresa

A Cultura de Mapeamento de Processos ainda é pouco explorada, mas de grande eficácia como ponto de partida para o trabalho. Permite identificar e documentar todos os passos, os custos envolvidos, estudá-los e propor soluções.

 

A empresa pode definir um grupo de colaboradores com grande experiência e/ou visão sistêmica da empresa para este trabalho. Porém, é um trabalho para o qual poucas empresas têm profissionais com experiência em mapear processos.

 

Uma opção interessante é contratar uma Consultoria para liderar o trabalho, pois trará toda a expertise para mapear, documentar e discutir soluções, além de gerar um ganho substancial de tempo e precisão nos resultados.

 

Conhecer os processos é fundamental para identificar os custos.

Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais - Conhecer processos para reduzir custos administrativos e operacionais

Conhecer processos para reduzir custos administrativos e operacionais

 

Um fator primordial nesta fase é definir o Cronograma, com datas, responsáveis, detalhamento e interligação entre as diversas Atividades, de forma a obter agilidade e produtividade.

 

Priorizar Custos a Reduzir

Movimentar a mudança de objetivos, processos e comportamentos é algo desafiante e que exige muito da equipe do projeto e também dos Colaboradores que são demandados periodicamente.

 

Estabelecer uma ordem de prioridade pode ajudar muito a não sobrecarregar a equipe de tarefas e prazos, trabalhando com mais eficiência em cada ponto.

 

Esta prioridade é uma decisão em conjunto com a equipe do projeto e a direção da empresa.

 

Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais - Priorizar custos na redução de Custos Administrativos e Operacionais

Priorizar custos na redução de Custos Administrativos e Operacionais

 

Avaliar a Importância de Cada Custo

É extremamente importante conhecer a natureza e a importância de cada item na redução de Custos Administrativos e Operacionais. Um bom exemplo que posso citar é a clássica decisão de reduzir o consumo de papel para impressão sem uma cultura de digitalização.

 

Parece simples, mas muitas decisões emergenciais e equivocadas são tomadas com base no custo analisado isoladamente e não na sua importância estratégica.

 

Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais - A Importância de cada custo na decisão de redução de Custos Administrativos e Operacionais

A Importância de cada custo na decisão de redução de Custos Administrativos e Operacionais

 

Revisar Realisticamente Cada Custo

Exceto se a situação financeira da empresa exigir muito (e provavelmente será urgente demais para um trabalho estruturado de mudança), reduzir apenas pelo gesto ou de forma irrealista pode tornar a situação mais delicada.

 

A empresa precisa rodar em bases que permitam atender os negócios com a qualidade que eles exigem. Enxergar apenas ganho de margem na redução pode sacrificar esta qualidade.

 

Implementar Boas Práticas

Um projeto de reduzir Custos Administrativos e Operacionais tem ação apenas imediata ou perderá sua eficácia ao longo do tempo se não tiver as Boas Práticas como um pilar do trabalho.

 

Um exemplo é a Digitalização que será ineficaz se os colaboradores não usarem uma boa prática de criação dos diretórios, padrão de nomes e compartilhamento, de forma a otimizar o acesso e eventuais atrasos.

 

Reduzir Custos Administrativos e Operacionais tem de ser um trabalho de Melhoria.

 

Envolver os Colaboradores

A chave do sucesso passa muito por colaboradores engajados e sentindo-se como parte importante das mudanças.

 

O crucial é antecipar aos colaboradores o cenário, as necessidades e o projeto, tudo de forma simples e transparente.

 

Colaboradores-chave, que participam do grupo interno ou em parceria com a Consultoria, podem agir como multiplicadores e, ao final do trabalho, como orientadores das boas práticas e dos objetivos.

 

Um processo que toma forma nas empresas hoje em dia é o Changement, que é a preparação estruturada das equipes.

 

Tomar conhecimento formal do projeto, permitir e estimular a colaboração proativa, comunicar regularmente o andamento, publicar os ganhos conquistados, tudo com o objetivo não só de informar e engajar, mas também de dar segurança e transparência.

 

Saiba que os colaboradores podem contribuir com muitas sugestões que farão a diferença e isto precisa ser valorizado, bem como o papel deles no novo cenário não só de ajuste de contas, mas de novas práticas.

 

Um outro aspecto importante é o Treinamento. Algumas ações dependerão de mudanças de processo e isto precisa ser bem desenhado na fase do projeto para que saia dele o modelo mais simples e eficiente de treinar. Principalmente quando envolver novos sistemas ou ferramentas.

 

Um caminho crítico é a Terceirização de serviços como opção do projeto. É um assunto delicado e precisa ser bem conduzido de forma a não criar tensões antes da hora e sem que esta possibilidade esteja decidida e estruturada.

 

Reduzir custos administrativos e operacionais é um trabalho de engajamento coletivo.

Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais - Importância dos colaboradores na redução de custos administrativos e operacionais

Importância dos colaboradores na redução de custos administrativos e operacionais

 

Invista na tecnologia. Ela será a sua grande aliada hoje e no futuro.

Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais - Sistema de Gestão na redução de Custos Administrativos e Operacionais

Sistema de Gestão na redução de Custos Administrativos e Operacionais

 

Orçar Realisticamente os Custos

O trabalho de reduzir Custos Administrativos e Operacionais é importante para salvarmos as finanças da empresa, mas mobilizar recursos e investimentos neste sentido não pode ser uma rotina.

 

É fundamental iniciar um novo exercício com um Orçamento de Custos realista, usando a experiência do trabalho de redução como balizador para estimativas mais assertivas e alinhadas com o orçamento de receitas, levando em consideração o cenário futuro de vendas e de investimento.

 

Um orçamento realista é a lição aprendida do trabalho de redução de custos administrativos e operacionais.

Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais - Redução de custos administrativos e operacionais gerando orçamento realista

Redução de custos administrativos e operacionais gerando orçamento realista

 

Gerenciar Custos Deve Ser Uma Filosofia

Todo o esforço de um trabalho desta importância não pode ficar restrito somente aos diagnósticos, as análises, ao planejamento e as decisões e implementações dele.

 

É preciso que a importância deste trabalho seja incorporada aos Valores da empresa. As Boas Práticas precisam ser consolidadas como lemas para que todos os Colaboradores deem a sua contribuição permanente, cientes de que os resultados, bons ou ruins, afetam todos.

 

Reduzir Custos Administrativos e Operacionais, mais que uma medida emergencial, deve ser uma busca constante de todos os Colaboradores.

 

Neste artigo podemos observar as premissas mais importantes em um trabalho de Revisão e Gestão de Custos de uma empresa.

 

Um trabalho complexo, que envolve diversas áreas, decisões e conflitos, e uma Metodologia eficiente e reconhecida aliada a um Consultor experiente são fundamentais para padronizar os entendimentos e oferecer o maior leque possível de soluções.

 

ERA Expense Reduction Analysts pode ser sua parceira em um projeto de Redução e Gestão de Custos da sua empresa.

 

Quer saber mais?

 

Clique abaixo, marque uma reunião sem compromisso com um especialista da ERA e veja sua empresa melhorar a performance e a rentabilidade.

QUERO SABER MAIS!